今日の活動報告(3/18)&訪問時のマナー

こんにちは!栃木・群馬・埼玉・茨城でデバンニング活動をしております、株式会社Mr.DevanningのMr.Kです!

本日弊社ではトータル28本のデバンニング作業を行いました。

ご依頼いただきました企業様ありがとうございました!

さて、今日はお客様やお取引先様の会社に行く際の、訪問時のマナーをご紹介していきたいと思います!

コロナ流行のご時世で会社への訪問ははばかられる現状ですが、

流行が落ち着いた後のために、今の内にマナーを覚えておきましょう!

今回は基本的なマナーを15個紹介いたします!

「15個?多いなぁ…」と思う方もいるかと思いますが、

訪問先に迷惑をかけないよう行動すれば、おのずと実行できるマナーですので、肩の力を抜いて読んでいただけると嬉しいです♪

マナーその1【時間に遅れないように早めに向かう

基本中の基本ですが、社会人の常識として遅刻はあってはならないことですよね。

そのため、遅れないように経路や電車の時間などを調べておくことも大切です。

また、遅延や渋滞なども考え、少し前に訪問先に着くようにしておきましょう。

どんなに入念に調べていても人身事故や交通事故により遅刻してしまう場合もあるかと思います。

そういった時は必ず訪問相手に連絡を入れるようにしましょう。

また、アポイントの時間が近づいてから連絡を入れるよりも、

遅刻することが分かっている、または可能性が出てきている時点で

「大変申し訳ございません。電車が遅延してしまい10分程度遅れそうです」などと、早めに伝えるようにしましょう

マナーその2【訪問先に入る前にコートを脱いでおく】

コートを着ている場合、訪問先に入る前には脱いで手に持っておきます。

また、コート以外にもマフラーや手袋などをしている場合も同様です

個人宅に訪問する場合は訪問先の敷地内に入る前。

会社であれば会社が入っているビルに入る前に脱いでおくようにしましょう。

マナーその3【傘は雨水をしっかりと切り、傘立てに】

訪問時に雨が降っていることもあると思います。

雨で濡れた傘は訪問先に入る前にしっかりと傘から水滴を落とし、

キッチリたたんでから訪問するようにしましょう。

会議室や廊下などを汚してしまう可能性がありますので持ち運びは厳禁!

訪問先の受付や玄関に傘立てがある場合は、必ず使わせていただくようにしましょう。

傘立てが見当たらない場合は、受付の方に聞いてその指示に従いましょう

聞いたからといって失礼にはあたらないので大丈夫です。

マナーその4【約束の時間の10分前はマナー違反!5分前以降にインターンフォンを鳴らす】

ビジネスマナーでは約束した時間の”5分前以降”に訪問するのがマナーとなります。

そのため遅刻することはもちろん、10分前など早すぎる訪問もマナー違反ですので、注意が必要です。

予定よりも早く訪問することでその方のスケジュールが崩してしまったり、前のアポイントを早めに切り上げさてしまうことがあるためです。

よって、ビル内の移動やエレベーターにかかる時間も考える必要があります。

ビルに入るのが5分前となってしまうと大きなビルではエレベーター渋滞などで訪問する時間を過ぎてしまうこともありますので、

かかる時間等をしっかり計算してから訪問先に向かうようにしましょう!

マナーその5【受付でしっかりと名乗る】

「お世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。

総務部の鈴木様と2時からお約束があり、伺わせていただきました」

というように、受付についたら『社名』、『名前』、『アポイントの相手』、

『約束の時間』の4つをしっかりと伝えるようにしましょう。

マナーその6【会議室や応接室では下座で座って待つ】

会議室や応接室に通していただいた場合には、“下座”で待つのが正しい訪問時のマナーです。

下座は左右なども含め、入り口から一番近い席になります。

会議室や応接室では訪問者が上座に座りますが、

自ら上座には座らず相手の方に勧められてから座るのがマナーになります。

しかし、実際にはそういった慣例的な手続きを省くために最初から上座に座ることの方が一般的です。

また、案内してくれた方が「こちらの席でお待ちください」と上座を勧めてきた場合などは断らず、上座に座るようにしましょう

営業マンによっては立って待つことにしている方もいると思いますが、

訪問先の方に座って待つように勧められた場合にも、無下に断らず座って待つのもマナーです。

マナーその7【コートは椅子の背もたれに、カバンは床に置く】

入室したらカバンは座る席のすぐそばの床に置きますが、

コートは座る席の背もたれに折りたたんだままかけるのがマナーです。

ただし、「よろしければ隣の席をお使いください」などと勧められた場合には、遠慮なく隣の席にかけるようにしましょう。

マナーその8【手荷物は手提げ袋から出し、机の上に置く】

持参した手土産に関しては床に置かず、手提げ袋から出し机の上や隣の席に置くようにしましょう。

また、応接室の3人掛けのソファーに座る場合は、自分の隣に置き、床に置かないのがマナーです。

「床に置くと汚い」という認識を持ちましょう!

マナーその9【名刺入れや資料を出して待つ】

相手が来る前に名刺入れや資料を出しておくようにしましょう。

また、すでに何度か会っている担当者に訪問する場合でも、

別の担当者や上司も同席することもありますので

いつでも名刺入れが取り出せるようにしておくのもマナーです。

マナーその10【アポの相手が入室したらすぐに立つ】

相手の方が入室したらすぐに立つようにしましょう。

相手が入室したにも関わらず、いつまでも座っているのはマナー違反です!

マナー11【上司や先輩から入室し退出する】

会議室や応接室に案内され、入室する場合や退出する場合は上司や先輩から入退室するのがマナーです。

相手先に対するマナーも大切ですが、自社の上司や先輩に対するマナーも大切です。

マナーその12【商談相手以外にもしっかりと挨拶をする】

受付で対応してくれた方や、廊下ですれ違った訪問先の社員さんなどにもしっかりと挨拶することは社会人として当然のマナーです。

訪問先にいる場合は自分がどう見られているかに気をつけましょう。

マナー13【名刺を忘れない】

新規で訪問する際はもちろん、何度か訪問している営業先に行く場合でも必ず名刺を持っていくようにしましょう。

ビジネスシーンでは名刺を利用した挨拶が基本的です。

そのため、別の方が同席したり、上司を紹介される可能性があるため常に名刺は携帯し訪問するようにしましょう。

マナー14【靴や鞄の汚れをチェック】

身だしなみに気をつけるのも大切なビジネスマナーです。

高価な物を身につける必要はありませんが、靴が汚れていたり、汚れの目立つバックを使用しているのはマナー違反です。

普段からの手入れが大切ですが、汚れなどが目立つ場合にはクリーニングや修理に出すことも重要です。

汚れていたらすぐに綺麗にすることを習慣づけると良いでしょう。

マナー15【コートやマフラーは訪問先を出てから身につける】

脱いでおいたコートやマフラーは商談や打ち合わせが終わり、訪問先の屋内から出た後に身につけるようにしましょう。

訪問先で移動する場合には手に掛かけて持ち歩き、訪問先のビルや家から出てから着用します。

以上が、訪問先での基本的なマナーになります。

15個もありますが、訪問してから出るまでを流れで覚えるようにすれば身につきやすいかなと思います。

相手を自社に招くより、自分が相手の会社に訪問するときの方が緊張するし、

正直苦手だという方もいらっしゃるかと思います。

この記事に紹介されているマナーを身につけ、そんな方の自信に繋がれば嬉しいです。

それではまた(^^)